Xử lý tình huống “đến nhưng không gặp được khách hàng”

Làm thế nào để tránh tình huống đến địa điểm hẹn gặp khách hàng hoặc công ty của khách hàng rồi mà khách hàng lại báo không có ở công ty hoặc chuyển sang lịch hôm khác?
Trả lời:

Đây là tình huống mà bất kỳ nhân viên kinh doanh, tư vấn nào cũng đã từng gặp cả. Không có giải pháp nào tuyệt đối để tránh 100 % nó không xảy ra. Nhưng có giải pháp để chúng ta hạn chế một cách tối đa tình trạng này. Chỉ cần làm đúng quy trình bạn sẽ giảm được ít nhất 90 % các tình huống như trên.

Xin hẹn gặp khách hàng sớm nhất có thể

Xin gặp khách hàng sớm nhất có thể
Xin gặp khách hàng sớm nhất có thể

Bạn hãy “Xin hẹn gặp khách hàng sớm nhất có thể”, các chuyên gia của Thiết kế website Tất Thành đã chia sẻ điều này trong một bài viết trước đây. Bởi khi khách hàng liên hệ là lúc đó họ đang có nhu cầu. Họ sẽ ưu tiên cho việc gặp gỡ bạn, họ ít delay hơn so các thời điểm khác. Bạn càng để lâu việc gặp khách hàng, tỷ lệ bị delay hoặc lỡ việc khác càng cao. Thế nên bạn cần xin hẹn gặp khách hàng sớm nhất có thể như Tất Thành đã từng chia sẻ. Điều này sẽ giúp giảm đi một tỷ lệ lớn việc bị trôi lịch hẹn gặp như trên.

Gọi điện xác nhận trước khi gặp

Ngoài ra, trước khi đi qua khách hàng, vào thời điểm bạn bắt đầu đến địa điểm hẹn gặp hoặc công ty khách hàng, bạn nên gọi điện để xác nhận lại lịch hẹn gặp.

Tại sao bạn lại phải xác định xác nhận lại lịch hẹn gặp trong khi hôm qua hoặc hôm nay bạn đã xin lịch hẹn với họ rồi?

Trả lời: Hãy nhớ, khách hàng của bạn là những người bận rộn. Họ có quá nhiều việc nên tình huống quên lịch hẹn với bạn luôn là có thể xảy ra. Đặt mình vào vị trí của họ, bạn hãy nghĩ đó là điều bình thường. Và để phòng bị tình huống này, hãy gọi điện cho khách hàng trước khi đi gặp họ. Nếu khách hàng không nghe máy thì bạn hãy nhắn tin. Khi nào khách hàng trả lời tin nhắn thì bạn hãy lên di chuyển. Khi khách hàng chưa trả lời tin nhắn, bạn có quyền chưa đi. Bởi lúc đó khách hàng có thể đang có việc bận mà họ chưa kết thúc được  sớm để gặp bạn.

Khi gọi điện để xác nhận lại lịch hẹn, bạn nên nói gì?

Xác nhận lịch hẹn trước khi gặp khách hàng
Xác nhận lịch hẹn trước khi gặp khách hàng

Mẫu lịch hẹn bạn có thể tham khảo:

Anh A ạ! Chiều nay 02:00 em có lịch hẹn qua tư vấn cho anh. Bây giờ em bắt đầu đi qua anh, anh nhé. Em cảm ơn anh!

Khi đó nếu khách hàng có muốn thay đổi lại lịch hẹn một chút, độ khoảng nửa tiếng hay một vài tiếng hoặc sang ngày hôm sau thì khách hàng sẽ nói với bạn. Vì sự thực khách hàng nhiều khi có những việc đột xuất. Họ sẽ không nhớ được hết tất cả các lịch hẹn đâu. Thế nên bạn cứ “alô” cho họ hoặc nhắn tin với nội dung như trên và đợi sự xác nhận từ họ. Bạn sẽ giải quyết được gần như toàn bộ tình huống khách hàng “bỏ bom” bạn.

Mặc dù, chúng ta làm việc xin lịch hẹn, xác nhận lịch hẹn một cái hết sức chuyên nghiệp như trên. Nhưng vẫn có thể có một số tình huống xác nhận lịch hẹn rồi nhưng khi chúng ta qua gặp khách hàng, khách hàng vẫn thay đổi lại lịch hoặc bảo có việc đột xuất không gặp được. Tuy nhiên, tỷ lệ đó cũng sẽ thấp hơn rất nhiều.

Thay vì một tháng bạn có thể gặp 10 tình huống khách hàng thay đổi thời gian gặp hoặc chuyển ngày gặp. Bạn sẽ có thể không phải gặp tình huống nào hoặc chỉ một đến hai tình huống. Như vậy bạn cũng đã tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian đi lại, chờ đợi.

Trên đây là một số kinh nghiệm về việc hẹn và gặp khách hàng tối ưu nhất được chia sẻ bởi đội ngũ chuyên viên kinh doanh lâu năm tại Công ty thiết kế web Tất Thành. Hy vọng chúng sẽ hữu ích đối với bạn!

Nếu bạn có bất cứ thắc mắc hoặc câu hỏi nào cần giải đáp, hãy comment dưới bình luận của chúng tôi, các chuyên gia tại Tất Thành sẽ sẵn sàng giải đáp giúp bạn. Chúc bạn thành công!

Advertisements

Chúng tôi rất hy vọng nhận được phản hồi của bạn về bài viết này :)

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s