RSS

6 tip giúp tăng năng suất làm việc

Nâng cao năng suất luôn là muc tiêu hàng đầu không chỉ của riêng công ty thiet ke website Tất Thành mà còn của rất nhiều các Doanh nghiệp khác. Cũng như các đơn vị khác, Tất Thành không ngừng tìm kiếm các giải pháp cho vấn đề. Vậy lợi ích của việc nâng cao, cải thiện hiệu suất lao động là gì? Vì sao nó trở nên cấp bách đối với các tổ chức, Doanh nghiệp? Người Lãnh đạo, Quản lý có thể làm gì để tác động tích cực vào việc cải thiện hiệu quả lao động của nhân viên?
Những câu hỏi trên sẽ được trả lời qua bài chia sẻ dưới đây của Tất Thành:

6 bước đơn giản giúp nâng cao hiệu quả công việc

6 bước đơn giản để nâng cao hiệu suất làm việc

6 bước đơn giản để nâng cao hiệu suất làm việc

1. Đối với các công việc nhỏ, vụn, bé, mất ít thời gian (nhỏ hơn 15 phút)

– Nên xử lý ngay khi được tiếp nhận.

2. Đối với các công việc mất thời gian hơn từ 15 – 30 phút

– Nên thu xếp làm vào các thời điểm cố định như:
– Đầu buổi sáng
– Hoặc cuối buổi sáng
– Hoặc đầu buổi chiều
– Hoặc cuối buổi chiều
Như vậy sẽ thoát việc nhanh, tránh nợ đọng. Người của các bộ phận khác cũng không phải chờ đợi nhiều.

3. Việc phản hồi các công việc trên group trao đổi công việc của công ty 

Nên dành vào các khoảng thời gian cố định để không bị phân tâm trong thời gian làm việc:
– Đầu buổi sáng
– Hoặc cuối buổi sáng
– Hoặc đầu buổi chiều
– Hoặc cuối buổi chiều
Đưa những công việc cần làm nhưng nhỏ nhỏ vào 1 thời gian cố định, là bí mật của làm việc hiệu quả cao mà lại nhàn.

4. Khi người khác phản hồi bạn quá chậm hoặc không phản hồi bạn quá lâu

– Hãy đốc thúc họ trên group trao đổi chung và cả gửi tin nhắn riêng tới họ
– Nếu không được, hãy đốc thúc quản lý của họ
– Nếu tiếp tục không được, hãy báo cáo với quản lý công ty
Đừng để người khác làm chậm công việc của bạn một cách không đáng. Đừng để lỗi của người khác dần dần biến thành lỗi của mình.
Bạn không ghét bỏ ai cả. Nhưng bạn tuyệt đối không để người khác làm chậm công việc của bạn và biến thành lỗi của bạn.
Hoặc là bạn đốc thúc người khác (khi cần). Hoặc lỗi thuộc về bạn. => Đốc thúc vẫn tốt hơn.

5. Đan xen công việc to với công việc nhỏ

Ví dụ với công việc của một bạn lập trình tại Tất Thành: nhiều khi không cần đợi đến ngày mới làm mà các công việc nhỏ nhỏ như: nâng cấp tính năng comment facebook, sửa nhỏ cho 1 website
Có thể sắp xếp để làm vào 1 trong 4 thời điểm:
– Đầu buổi sáng
– Hoặc cuối buổi sáng
– Hoặc đầu buổi chiều
– Hoặc cuối buổi chiều
Của các ngày trước ngày hết hạn. Việc này cũng không mất nhiều thời gian mà lại tạo ra những ngày sau đấy với 1 ngày chỉ làm nguyên 1 công việc hoặc 1 công việc chính kết hợp với công việc phụ. Như vậy sẽ không bị dồn việc hoặc có cảm giác nhiều việc.

Một bí quyết của làm việc: Hãy luôn để trong khay công việc của bạn còn số lượng ít việc nhất.

6. Làm việc với tâm thế – tinh thần chiến thắng (tấn công)

Đến lịch làm mới làm cũng là khá tốt. Tuy nhiên, đây là phong cách làm việc kiểu bị động, phòng thủ, rất dễ rủi ro quá hạn khi có việc đột xuất phát sinh hoặc mọi thứ không như tính toán.
Người làm việc với tinh thần chiến thắng – tấn công – chủ động luôn:
– Cố gắng có thể xử lý trước hạn các công việc
– Khi có thể xử lý trước thì luôn tranh thủ xử lý
– Không chờ đợi khi đến hạn với xử lý.

– Nếu bận quá không thể làm kịp thì để mai làm đúng hạn cũng ok.
– Nhưng cảm thấy có thể đan xen để xử lý vào ngày hôm nay được thì là tốt nhất. Để giảm thiểu bớt công việc cho ngày mai.

Bởi 1 công việc nhỏ đan xen với công việc chính trong ngày thường cũng không gây áp lực mấy mà lại tạo cho người xử lý được tâm lý thoải mái, chiến thắng, giải quyết được nhiều công việc trong ngày.

Hy vọng, qua những tip nhỏ ở trên sẽ giúp mọi người vận dụng linh hoạt vào công việc của mình khi có thể nhé.

 

LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BỘ PHẬN HIỆU QUẢ MÀ LẠI ĐƠN GIẢN

LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA NHÓM/ BỘ PHẬN/ PHÒNG TỐT, HIỆU QUẢ MÀ LẠI ĐƠN GIẢN

  • Số 1: Tạo lập thói quen tốt
  • Số 2: Duy trì thói quen tốt
  • Số 3: Duy trì thói quen tốt
  • Số 4: Tiếp tục duy trì thói quen tốt
  • Số n: Luôn luôn duy trì thói quen tốt

Tất Thành JSC công ty thiết kế website chia sẻ đến mọi người những kinh nghiệm trong quản lý mà người quản lý KHÔNG ĐƯỢC QUÊN và cần phải duy trì nó. Bởi tại sao?

Thứ nhất: Luôn phân bổ ngay lập tức công việc cho nhân viên phụ trách – Không để xuất hiện công việc không có người phụ trách

  • Công việc không được phân bổ thì tất yếu sẽ không có người làm. Và việc chậm tất yếu sẽ xảy ra. Khi tình huống này xảy ra thì lỗi 100% thuộc về người quản lý.

quan-ly-cong-viec-nhom

  • Như công việc trên của Phòng thiết kế, có 4 công việc chậm mà không được phân bổ cho ai.

Hướng giải quyết:

  • Ngay lập tức phân bổ việc chậm chưa có người phân bổ cho 1 thành viên nào đó để xử lý.
  • Không để lặp lại tình trạng công việc chưa được phân bổ
  • Việc có 1 công việc chậm do không được phân bổ thường gây căng thẳng rất lớn cho tất cả các nhân sự từ kinh doanh tới thiết kế, lập trình, test, nội dung,… do công việc bị chậm.

Thứ hai: Đừng coi thường các công việc nhỏ – hãy tiêu diệt nó(hoàn thành dứt điểm)

quan-ly-cong-viec-nhom-1

  • Như công việc trên chỉ là Chỉnh sửa giao diện demo. Nhưng đã để chậm 1 ngày 20h

Việc để chậm này gây ra các hệ lụy:

  • Kinh doanh bị giảm tỷ lệ ký hợp đồng. Càng để lâu tỷ lệ trượt càng cao. Càng gửi giao diện nhanh, đẹp thì tỷ lệ ký càng cao.
  • Công việc dồn ý lại gây ra cảm giác căng thẳng, chán, mệt.
  • Khi bị cảm giác nhiều việc thì hiệu quả làm việc sẽ thấp. Người thiết kế hay kinh doanh sẽ đều hoàn thành ít công việc ==> Lương thấp.

Giải pháp:

Bạn là người quản lý bạn cần trao đổi với nhân viên bên dưới để họ hiểu ra mức độ nguy hiểm của các công việc nhỏ, để họ chủ động hoàn thành công việc.

  • Khi cần thiết, bạn cần lưu ý và nhắc nhở, đốc thúc nhân viên bên dưới hoàn thành công việc thuộc nhóm nhỏ này. Việc đốc thúc này hoàn toàn vì công việc, vì mục tiêu chung của cả đội, của tất cả những người có liên quan chứ hoàn toàn không có ý gì khác. Thế nên người đốc thúc và bị đốc thúc nên phối hợp. Còn giải pháp tốt nhất, nhân viên hãy chủ động xử lý để không bị đốc thúc.
  • -Quản lý hãy suy nghĩ về độ nguy hiểm khi cho tồn dư các công việc nhỏ. Khi bạn hiểu, bạn mới dành thời gian quan tâm xử lý các công việc này một cách phù hợp.

Thứ ba: Đừng bao giờ hy vọng tất cả các nhân viên điều chủ động – đào thải những người không chủ động cần thời gian

  • Hãy duy trì việc này liên tục vào 1 thời gian cố định

quan-ly-cong-viec-nhom-3

  • Hãy xem công việc toàn bộ phận của mình phụ trách để nhắc nhở khi cần, đốc thúc khi cần thiết. Tránh việc chậm xảy ra rồi mới đố thúc.

Thứ tư: Hãy để ý công việc ngay từ khí CÔNG VIỆC CÓ KHẢ NĂNG CHẬM và hạn chế để chậm mới lao vào giải quyết

  • Bởi khi chậm xử lý thường sẽ mất thời gian và căng thẳng hơn nhiều.
  • Cách tốt nhất hãy để ý và tìm cách để nó không bị chậm thay vì đi chữa cháy.

 

 
 

HÃY PHẢN HỒI CHO KHÁCH HÀNG MỘT CÁCH CHI TIẾT – CỤ THỂ

Tất Thành không những chuyên nghiệp về những sản phẩn thiết kế website mà chúng tôi còn chuyên nghiệp trong cách làm việc, cách phải hồi cho khách hàng một cách chi tiết cụ thể. Dưới đây là bài viết chia sẻ kinh nghiệm phản hồi khách hàng, chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc để đạt được mục tiêu công việc hiệu quả nhất!

Tại sao nên phản hồi chi tiết, cẩn thận?

Mất ít thời gian hơn: nhiều người tưởng rằng việc phản hồi chi tiết như vậy sẽ mất thời gian hơn. Nhưng sự thực: đúng là bạn sẽ mất thời gian viết email. Nhưng bạn GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ DỨT ĐIỂM. Khách hàng đọc cái hiểu ngay. Họ không gọi điện cho bạn để thắc mắc. Bạn không mất thời gian để nghe điện, trả lời. Rồi vấn đề không bị lai dai mang ra trao đổi. Việc một công việc không xử lý dứt điểm được, cứ lúc nhát, hết hôm này sang hôm khác khách hàng lại hỏi. Hoặc hết người này bên khách hàng hỏi, đến người kia bên khách hàng hỏi. Sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian. Nhiều lúc cảm thấy mệt mỏi.

bien-phan-hoi-tich-cuc-cua-khach-hang-thanh-loi-the_s1994

– Vậy nên phản hồi không chi tiết tưởng là nhanh, tiết kiệm thời gian. Nhưng thực tế thì không nhanh mà là rất mất thời gian. Còn cứ phải trao đổi đi, trao đổi lại. Chính điều đó gây ra trạng thái mệt mỏi. Và bạn chẳng làm được bao nhiêu việc, hiệu quả làm việc thấp, lương thấp.

Người làm việc giỏi là người phải có khả năng tư duy

– Khi bạn trả lời email một cách chi tiết, bạn sẽ tư duy để phản hồi tất cả các khía cạnh hoặc các tình huống có thể xảy ra. Và như vậy, một lần bạn đã giải quyết được tất cả các vấn đề khách hàng đang hỏi hoặc dự kiến hỏi. KHÁCH HÀNG SẼ RẤT NỂ VÀ ĐÁNH GIÁ CAO NĂNG LỰC CỦA BẠN.

– Như email trên của bạn Thọ, Thọ đã đưa ra dẫn chứng, số liệu, kết quả đánh giá cụ thể để chứng mình kết quả mình làm. Còn tất nhiên, một số trình duyệt cũ quá hay phiên bản điện thoại cổ quá thì sao mà tương thích hết nổi. Một hệ thống cũng chỉ có thể làm tốt chạy tốt ở mức 99% là kịch thủ, chứ sao có thể hoàn hảo 100%.

– Việc đưa ra dẫn chứng, phản hồi chi tiết sẽ giúp chúng ta vừa không mất thời gian. Và không bị rơi vào tình huống lưỡng nan phải làm, mặc dù không cần thiết phải làm.

Chốt lịch với các công việc dự kiến làm

– Fix lịch như vậy giúp bạn nhớ đến việc cần hoàn thành. Bạn sẽ có động lực tích cực để làm. Bởi không fix lịch thì công việc sẽ bị lai rai (đã sửa :D) kéo dài, mệt mỏi.
Rồi thì các bộ phận hoặc cách khách hàng cứ thường xuyên hỏi. Mệt!

– Khi bạn không làm chủ kế hoạch làm việc của bạn. Người khác hoặc khách hàng sẽ làm chủ bạn. Bị động luông rất mệt và hiệu quả kém. Vì vậy, HÃY LUÔN FIX LỊCH VÀ HOÀN THÀNH ĐÚNG THEO LỊCH ĐÃ FIX.

Trên đây là một số phân tích và chia sẻ của Tất Thành. Chúc bạn đọc áp dụng mở rộng vào công việc của mình thành công!

 

Thẻ: , , ,

Danh sách khách hàng VIP tại Tất Thành

TẤT THÀNH CUNG CẤP DỊCH VỤ XÂY DỰNG WEBSITE CHO TRUNG ƯƠNG ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH VÀ TRUNG ƯƠNG HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM

website-hoi-sinh-vien-viet-nam

Website Trung ương hội sinh viên Việt Nam

Có thể bạn chưa biết:

Trung ương hội sinh viên Việt Nam là đơn vị quản lý cao nhất của sinh viên tất cả các trường trung cấp, cao đẳng, đại học của toàn quốc

Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh là đơn vị quản lý cao nhất của học sinh tất cả các cấp 1, 2, 3 của toàn quốc

Read the rest of this entry »

 

Chủ động phản hồi lại tình trạng công việc cho người có liên quan

Trong mỗi công ty  luôn có nhiều nhân viên làm việc rất tốt, xử lý tình huống nhanh nhạy và chuẩn xác. “Học hỏi từ đồng nghiệp” là một chuỗi những bài viết chuyên sâu của Thiết kế website Tất Thành – nhằm chia sẻ tới các bạn những kỹ năng làm việc linh hoạt từ các nhân viên trong công ty, giúp mỗi người hoàn thiện bản thân và có thể bứt phát trong công việc, cuộc sống🙂

Business people in office working on desktop computer

Học hỏi kỹ năng làm việc từ đồng nghiệp

Kỹ năng 1:

Luôn chủ động phản hồi lại tình trạng công việc cho người có liên quan

Có những nhân viên luôn rất chuẩn chỉnh trong việc phản hồi, và đã rèn luyện cho mình được thói quen này. Một thói quen rất tốt, khiên sếp và các đồng nghiệp hài lòng🙂

Read the rest of this entry »

 

Kỹ năng khi thông báo tăng lương hoặc khen ngợi nhân viên

Đây là một công việc quan trọng của những người đang làm quản lý hoặc đang phấn đấu tương lai làm quản lý. Gọi là kinh nghiệm cũng đúng mà gọi là kiến thức và trải nghiệm cuộc sống cũng đúng.

Những nội dung quản lý cần nhắc đến khi thông báo tăng lương hoặc khen ngợi nhân viên

Những nội dung quản lý cần nhắc đến khi thông báo tăng lương hoặc khen ngợi nhân viên

Trong các thông báo tăng lương, ngoài việc thông báo 1 cách rõ ràng mức tăng lương, thời điểm bắt đầu được tăng lương thì NHỮNG ĐIỂM MÀ NHÂN VIÊN/NGƯỜI ĐÓ LÀM TỐT, người quản lý luôn cần phải chỉ rõ

Hãy chia sẻ một cách chân thành trực tiếp hoặc qua email. Liệt kê rõ những tinh thần, thái độ, trách nhiệm, tốc độ phát triển, khả năng học hỏi, tinh thần hỗ trợ, tinh thần làm việc vì khách hàng,… để từ đó nhân viên biết mình đang làm tốt những gì và tiếp tục phát huy.

Read the rest of this entry »

 
 

Kỹ năng xử lý tình huống tránh phát sinh

Bài viết này Thiết kế website Tất Thành sẽ chia sẻ với mọi người cách xử lý các tình huống sao cho tránh các phát sinh, khách hàng thấy thoải mái, chúng ta cũng thấy thoải mái.

Ai biết rồi thì đọc lại để tăng trình độ, ai chưa biết thì học hỏi để tăng kinh nghiệm, kiến thức để giải quyết công việc nhanh, hiệu quả, không stress – có vậy hiệu quả làm việc mới cao, lương cao.

Cách xử lý tình huống tránh phát sinh

Cách xử lý tình huống tránh phát sinh

1. Làm việc phải tuân thủ nguyên tắc, có vậy làm mới hiệu quả và ít phát sinh

  • Việc gì thuộc trách nhiệm của mình thì mình làm, mình phản hồi. Không phải việc của mình thì mình TUYỆT ĐỐI không phản hồi, không trả lời

—-> Điều này nhằm tránh các phát sinh không cần thiết và cũng không mất thời gian.

Read the rest of this entry »